Safe is specialist in bekisting, ondersteuningsconstructies en technische oplossingen voor bouwen met beton. De organisatie ondersteunt projecten in de woningbouw, utiliteitsbouw, industrie en civiele bouw.

Op bouwplaatsen en projectlocaties is duidelijke veiligheidscommunicatie onmisbaar. Daarom gebruikt Safe E-lia om instructies met medewerkers te delen en de uitvoering ervan te volgen. Regelmatige toolboxmeetings vormen daarbij een belangrijk onderdeel.

De uitdaging: iedereen goed bereiken

Medewerkers van Safe werken op verschillende projecten en locaties. Het is daardoor niet altijd praktisch om iedereen op hetzelfde moment bijeen te brengen. Daarnaast moet belangrijke informatie wel tijdig en begrijpelijk worden aangeboden.

Safe wil bovendien kunnen zien wie een instructie heeft ontvangen, wie deze heeft afgerond en waar nog opvolging nodig is. Ook meertaligheid speelt een belangrijke rol, omdat niet iedere medewerker Nederlands spreekt.

De gekozen aanpak moest daarom drie zaken combineren:

• Instructies eenvoudig digitaal aanbieden.
• Fysieke bijeenkomsten in hetzelfde systeem vastleggen.
• De voortgang per medewerker direct inzichtelijk maken.

De oplossing: instructies rechtstreeks via WhatsApp

Met E-lia verstuurt Safe online toolboxen en andere instructies rechtstreeks via WhatsApp. Medewerkers kunnen de inhoud openen op een moment dat binnen hun werkdag past, zonder een aparte app te installeren of een nieuw wachtwoord te onthouden.

Iedere instructie bestaat uit korte, overzichtelijke onderdelen. Safe kan tekst, afbeeldingen, video’s en controlevragen combineren, zodat de inhoud praktisch en gemakkelijk te volgen blijft.

Een online instructie kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• Een korte uitleg van een risico.
• Een herkenbaar voorbeeld uit de praktijk.
• Beeld of video van de veilige werkwijze.
• Enkele vragen om te controleren of de uitleg is begrepen.

Dezelfde boodschap in meerdere talen

Safe kan de inhoud in verschillende talen aanbieden. Medewerkers krijgen zo dezelfde informatie, maar kunnen deze doornemen in een taal die zij goed begrijpen.

Dat verkleint de kans op misverstanden en helpt medewerkers om afspraken en veilige werkinstructies correct toe te passen.

Digitaal waar het kan, fysiek waar het nodig is

Niet ieder onderwerp hoeft digitaal te worden behandeld. Een situatie op de projectlocatie of een praktische demonstratie kan juist om een bijeenkomst op locatie vragen.

Safe combineert daarom beide vormen. Algemene en terugkerende onderwerpen worden via WhatsApp gedeeld, terwijl situaties die om overleg of verdieping vragen fysiek worden besproken.

Ook de aanwezigheid bij fysieke bijeenkomsten wordt in E-lia vastgelegd. Zo hoeft Safe geen losse registraties of presentielijsten samen te voegen. Meer over deze werkwijze lees je in het artikel over het combineren van fysieke en online toolboxen.

Eenvoudig opbouwen en inplannen

Safe kan nieuwe instructies eenvoudig opbouwen, voorzien van verschillende soorten media en voor een gewenst moment inplannen. De inhoud wordt vervolgens aangeboden aan de juiste medewerkers of groepen.

Daardoor hoeft Safe niet voor iedere locatie, taal of doelgroep een afzonderlijk proces op te zetten. Voor nieuwe onderwerpen kan de organisatie bovendien gebruikmaken van uiteenlopende toolboxonderwerpen uit de E-lia bibliotheek. 

Direct inzicht en gerichte opvolging

In het dashboard ziet Safe per medewerker of een instructie is geopend en afgerond. Ook deelname aan een fysieke bijeenkomst wordt aan het persoonlijke overzicht toegevoegd.

Hierdoor is direct zichtbaar:

• Wie de instructie heeft afgerond.
• Wie fysiek aanwezig is geweest.
• Bij welke medewerker nog actie nodig is.
• Welke onderwerpen eerder zijn aangeboden.

Safe kan hierdoor gericht opvolgen in plaats van algemene herinneringen naar iedereen te sturen. Belangrijke onderwerpen kunnen bovendien op het juiste moment worden herhaald, wat bijdraagt aan het borgen van veiligheidskennis.

Meer grip op de uitvoering

Met E-lia kan Safe instructies eenvoudiger organiseren en gerichter volgen. Medewerkers ontvangen de informatie op een toegankelijke manier, terwijl leidinggevenden snel zien waar aanvullende aandacht nodig is.

De belangrijkste voordelen voor Safe zijn:

• Eenvoudig beheer: instructies zijn snel op te bouwen en in te plannen.
• Meertalige inhoud: medewerkers ontvangen informatie in een passende taal.
• Hybride aanpak: digitale en fysieke deelname komen samen in één overzicht.
• Direct inzicht: de status is per medewerker zichtbaar.
• Gerichte opvolging: Safe ziet snel waar actie nodig is.

Wil je veiligheidsinstructies ook eenvoudiger aanbieden en beter zicht houden op de uitvoering?