Poortinstructies voor iedereen op je terrein via WhatsApp
Bezoekers, onderaannemers en leveranciers scannen een QR-code bij de poort en doorlopen je poortinstructie op hun eigen telefoon, in hun eigen taal. Pas na afronding krijgen ze toegang, en jij ziet precies wie wanneer is binnengekomen.
Van wachtrij bij de portier naar toegang in een paar minuten
Elke dag staat er een andere groep mensen bij de poort: onderaannemers, chauffeurs, leveranciers en bezoekers. Iedereen moet de geldende regels kennen voordat hij het terrein op gaat. Een uitleg aan de balie of een video in de portiersloge kost tijd, en achteraf is lastig aan te tonen wie wat heeft gezien. Met E-lia doorloopt iedereen de poortinstructie bij aankomst op de eigen telefoon, en wordt alles automatisch vastgelegd.
Waarom dit werkt
- Geen app: een QR-scan start de instructie via WhatsApp of e-mail
- In de eigen taal: automatisch vertaald in meer dan 50 talen
- Met toets: korte vragen checken of de instructie begrepen is
- Aantoonbaar: per persoon vastgelegd wie wanneer wat heeft gevolgd
Hoe werkt een digitale poortinstructie?
Scannen
De bezoeker scant bij de poort een QR-code met de camera van zijn eigen telefoon. Elke locatie heeft een eigen QR-code met de instructie die daar geldt.
Aanmelden
Naam, bedrijf en telefoonnummer zijn genoeg. Geen account, geen app en geen inlogcode.
Instructie doorlopen
De poortinstructie komt binnen via WhatsApp of e-mail: korte berichten met beeld of video, in de eigen taal, afgesloten met een paar controlevragen.
Toegang
Na afronding laat de bezoeker het bevestigingsbericht zien bij de poort en mag hij naar binnen. In het dashboard zie je direct wie er binnen is gekomen.
Doorloop zelf een poortinstructie via WhatsApp
Vraag de demo aan en je krijgt direct een voorbeeld-poortinstructie op je telefoon, precies zoals een bezoeker of onderaannemer die bij de poort krijgt.
- Start met één QR-scan, zonder app
- Zie de terreinregels en de korte toets
- Ontdek wat de beheerder terugziet
Vraag direct je WhatsApp-demo aan
Wat jij als organisatie ziet
Wie de poort passeert, ziet een korte instructie op de telefoon. Jij ziet in het dashboard wat dat oplevert: wie de instructie heeft gevolgd, van welk bedrijf, wanneer en met welk resultaat. Dat is je bewijs bij een audit of na een incident.
In het dashboard
- Per persoon: bedrijf, datum en toetsresultaat
- Overzicht per locatie en per doelgroep
- Export naar Excel of PDF voor VCA- en ISO-audits
- Een deelbare link waarmee een auditor meekijkt zonder inlog
Per locatie de juiste instructie
Elke locatie heeft eigen risico’s, een eigen verzamelplaats en vaak een andere mix van talen. Je maakt per locatie een eigen poortinstructie en QR-code aan. Wij helpen bij de inrichting per site, zoals de juiste talen voor de mensen die er komen. Je bestaande instructie, pdf of PowerPoint zetten we om naar korte berichten.
Een poortinstructie bevat bijvoorbeeld:
- Huisregels en verplichte PBM
- Verkeersregels, looproutes, laden en lossen
- De specifieke risico's van de locatie
- Wat te doen bij een alarm of incident
- Een korte toets om begrip te checken
Zo doet Jan De Nul het
Op de werven van Jan De Nul komt elke dag een wisselende groep mensen binnen: eigen medewerkers, onderaannemers, chauffeurs, leveranciers en bezoekers. Met E-lia krijgt iedereen de juiste, lokaal geldende poortinstructie voordat hij het terrein betreedt. Het doorlopen van de instructie is een harde voorwaarde voor toegang, dus wie binnenkomt kent de regels en heeft ze geaccepteerd.
- Scannen bij de poort
- Digitaal aanmelden
- Instructie via WhatsApp of e-mail
- Toegang na afronding
Waarom organisaties kiezen voor E-lia
Via WhatsApp
Geen app en geen inlog. Bezoekers gebruiken het kanaal dat ze al dagelijks gebruiken.
In elke taal
Automatisch vertaald in meer dan 50 talen, zodat ook anderstalige onderaannemers en chauffeurs alles begrijpen.
Geen wachtrij
Iedereen doorloopt de instructie zelf op de eigen telefoon. De portier hoeft niets uit te leggen.
Met toets
Korte controlevragen laten zien of de instructie begrepen is, niet alleen of hij bekeken is.
Aantoonbaar
Per persoon vastgelegd, met export voor audits en een link voor de auditor.
Per locatie
Elke site een eigen QR-code en instructie, met de talen die daar nodig zijn.
Altijd actueel
Pas je de instructie aan, dan krijgt iedereen vanaf dat moment de nieuwe versie.
Naast de GPI
De Generieke Poortinstructie dekt de algemene regels op de bouwplaats. E-lia voegt de specifieke risico’s van jouw locatie toe.
Klaar om je poortinstructie te digitaliseren?
Plan een kort gesprek en we laten zien hoe een poortinstructie via WhatsApp werkt, met jouw locatie als voorbeeld.
- Geen app of inlog nodig
- Je bestaande instructie zetten we om
- Werkt voor één locatie of al je projecten
Neem direct contact op
FAQ over poortinstructies
Wat is een poortinstructie?
Een poortinstructie is de veiligheidsinstructie die iedereen krijgt voordat hij een terrein, bouwplaats of locatie betreedt: huisregels, risico’s, verplichte PBM en wat te doen bij een incident. Met E-lia doorloopt iedereen die instructie op de eigen telefoon.
Moeten bezoekers een app installeren?
Nee. Ze scannen een QR-code met de camera van hun telefoon en ontvangen de instructie via WhatsApp. Er is geen account of inlogcode nodig.
Wat als iemand geen WhatsApp heeft?
Dan ontvangt diegene de instructie per e-mail, met een link naar dezelfde instructie in de browser.
In welke talen kan de instructie?
De instructie wordt automatisch vertaald naar de taal van de bezoeker. Er zijn meer dan 50 talen beschikbaar.
Hoe werkt het bij meerdere locaties?
Per locatie maak je in E-lia een eigen poortinstructie en QR-code aan. Die hang je bij de poort of stuur je mee met de uitnodiging. Wij helpen bij de inrichting per site, bijvoorbeeld welke talen er nodig zijn.
Kan ik mijn bestaande poortinstructie gebruiken?
Ja. Een bestaande pdf, PowerPoint of video zetten we om naar korte berichten met controlevragen. Je hoeft niet opnieuw te beginnen.
Hoe toon ik aan wie de instructie heeft gevolgd?
Per persoon wordt vastgelegd wanneer de instructie is afgerond, voor welk bedrijf en wat het toetsresultaat was. Je exporteert het overzicht naar Excel of PDF, of deelt een link waarmee een auditor meekijkt zonder in te loggen.
Vervangt dit de GPI?
Nee. De Generieke Poortinstructie (GPI) dekt de algemene regels op bouwplaatsen. Je eigen poortinstructie gaat over de specifieke risico’s en afspraken van jouw locatie. E-lia regelt dat tweede deel.
Voor welke organisaties is dit geschikt?
Voor iedereen met wisselende mensen op het terrein: bouw en infra, industrie, haven en logistiek, energie en afvalverwerking. Het werkt voor één locatie en voor organisaties met veel projecten tegelijk.